Arquivos mensais: junho 2019

Você sabia que a implantação de um sistema colabora evitando falhas operacionais na sua empresa?

Retrabalho, erros administrativos, quebra operacional, suspensão de atividades e tempo desperdiçado. Todos estes são problemas que resultam de operações ineficientes ou mal geridas. Acontece que, por vezes, nem sequer profissionais qualificados são o bastante para evitar que estas situações ocorram. Você sabia, no entanto, que a implantação de um sistema colabora evitando falhas operacionais na sua empresa?

Este benefício é proporcionado, em primeiro lugar, devido à capacidade que o software tem de automação de processos manuais. Antes, estas atividades, muitas vezes repetitivas, favoreciam a ocorrência de erros. Tanto pior quando elas tinham de ser realizadas por vários colaboradores. Nesta situação, os esquecimentos também se tornavam comuns. Tudo isto só aumenta o desafio de gerir as informações e processos de modo eficiente.

Em consequência disso, a execução manual costuma ser marcada pelos retrabalhos. Afinal, cada vez que um procedimento contém alguma etapa em quem há erro, é necessário refazê-lo. O mesmo vale para quando algo é esquecido durante o processo. Com um sistema, estes problemas reduzem-se quase a zero. A própria conformidade do software impede que os deslizes ocorram.

Além de tudo, estas ferramentas têm a capacidade de integrar equipes e informações. Resulta disto que os processos se tornam mais eficientes e o negócio consegue lidar com o tempo e seus recursos de modo racional. As informações pertinentes de cada setor podem ser centralizadas e com isso evitamos que os dados fiquem dispersos.

Para os gestores, as características citadas representam a possibilidade de acessar informações estratégicas em tempo real e de forma centralizada. Estes dados contarão ainda com um grau elevado de confiabilidade, pois estarão devidamente padronizados. Assim, o sistema além de gerar benefícios diretos para as operações da empresa, colabora também para melhorar o processo decisório da gestão.

A implantação de um sistema colabora evitando falhas operacionais na sua empresa ao automatizar e padronizar tarefas

Vimos que a informatização de tarefas evita retrabalhos. Seja pela automação de processos ou pela forma como ela traz precisão e segurança para as atividades da empresa. O software traz ainda uma padronização das etapas que compõem os procedimentos cotidianos da organização. No que diz respeito às atividades repetitivas e monótonas, os ganhos são bastante expressivos.

Pois, como estas tarefas ficam a cargo do sistema, os colaboradores ficam livres para se dedicarem ao que realmente importa. Seu tempo e energia mental, portanto, voltam-se para o core-business do negócio. Se as atividades fossem manuais, eles teriam que estar se dedicando à coleta de dados ou à organização de arquivos. Devemos lembrar ainda que a implantação de um sistema colabora evitando falhas operacionais na sua empresa de forma ágil.

Um programa de computador é capaz de realizar certas tarefas muito mais rápido do que seus colaboradores humanos. E tudo isto com uma margem de erros próxima de zero. Algumas atividades-chave, como aquelas que envolvem o caixa, são as mais beneficiadas por esta característica. E é fácil entender por quê: elas envolvem um grande volume de registro e cálculo de valores. Sem a ajuda de um software, como o Caixa Rápido,  a empresa corre o risco constante de furos no caixa.

Com o sistema, os gestores adquirem total controle sobre as receitas do negócio. Por sinal, os relatórios sobre movimentação também são uma arma poderosa contra as fraudes. Exemplos não faltam para demonstrar como a implantação de um sistema colabora evitando falhas operacionais na sua empresa. É por este motivo que todas as organizações competitivas hoje apostam na informatização de rotinas.

Fechamento de caixa: 3 passos infalíveis para eliminar os erros

Os cuidados com o fechamento do caixa são uma questão quase sagrada para qualquer empreendedor. Muito além de refletir as transações financeiras e servir de parâmetro para o planejamento estratégico, o caixa também é um poderoso instrumento de controle para as operações diárias.

Por isso, é fundamental criar rotinas rigorosas para evitar erros no lançamento das operações financeiras no caixa e, ao fim do dia, fazer um fechamento redondo. Mesmo assim, de vez em quando, as contas não batem, não é mesmo?

Quando isso acontece, a primeira reação é pensar que a empresa foi lesada. No entanto, na maioria das vezes, o problema é um simples erro de lançamento. Então, para evitar maiores problemas, preparamos a seguir um pequeno guia com 3 passos infalíveis para evitar erros no fechamento do caixa.

Confira!

1. Sempre registre todas as entradas e saídas

Parece óbvio, mas a rotina tumultuada — ou exageradamente informal — de muitas categorias de negócios, como salões de beleza, oficinas mecânicas ou minimercado, pode fazer com que o registro das operações financeiras nem sempre seja o mais rigoroso.

Para muitos empreendedores e operadores de caixa, essa obrigação de marcar cada entrada e saída de dinheiro, especificar a forma de pagamento e a destinação no momento em que ocorrem se torna maçante ou problemática. É por isso que muitos negócios deixam para registrar no sistema uma grande quantidade de operações de uma vez — e é aí que mora o problema.

Então, sempre tome o tempo necessário para fazer a entrada ou saída no seu caixa na hora em que a operação é concretizada. No fim do dia, durante o fechamento do caixa, isso vai salvar você de dores de cabeça desnecessárias.

2. Tenha um fundo de caixa suficiente

Na abertura do caixa, é essencial que o empreendedor disponibilize ao operador de caixa uma quantidade suficiente de dinheiro de reserva para dar de troco ou para emergências. Cada tipo de negócio sabe os perfis dos clientes e como eles costumam pagar, e é com base nesse perfil que o fundo de caixa deve ser construído.

Assim, todos os dias esse fundo deve ser renovado ou completado, impedindo problemas de falta de troco ou até mesmo perdas de vendas. O controle rigoroso do fundo de caixa também facilita o fechamento, uma vez que a saída de dinheiro deste montante estará listada no sistema ao fim do dia.

3. Atenção à checagem dos valores

Se você usa um sistema inteligente para controle de caixa, como o Caixa Rápido,  o processo de conferência durante o fechamento fica bastante facilitado. Então, no final do dia, emita um relatório das transações do período e compare com o dinheiro, os cheques, as vias de cartões de crédito e débito anexados às comandas, além de outras formas de pagamento aceitas que entraram no seu caixa.

Esse processo é crítico, pois sempre podem ocorrer erros de lançamento, como registrar uma compra como crédito quando deveria ser débito.

Seguindo esses passos, o seu fechamento de caixa se torna à prova de erros e cria dados confiáveis para fundamentar a sua gestão de operações, o controle do estoque e o planejamento estratégico.

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Como um software de frente de caixa pode aumentar a rotatividade das mesas do seu restaurante

Gerenciar um estabelecimento alimentício não é tarefa fácil, pois são muitos os detalhes envolvidos. Estoque, cozinha, garçons,  limpeza: tudo deve estar em perfeita sintonia para que o serviço oferecido seja de qualidade. Os maiores desafios, contudo, estão no controle do fluxo de pedidos, atendimento e operação do caixa. Neste artigo, vamos mostrar como um software frente de caixa, como o Caixa Rápido,  pode aumentar a rotatividade das mesas do seu restaurante.

Considere, antes de tudo, que elevar a rotatividade é um caminho para aumentar também os rendimentos do negócio. O problema é que a ausência de uma ferramenta informatizada dificulta os processos envolvidos. Por isso, é comum vermos restaurantes onde as mesas estão cheias a maior parte do tempo, mas com um fluxo de clientes mal gerido. Logo, a disponibilidade do estabelecimento não é aproveitada ao máximo.

Devemos considerar ainda que a frente de caixa é onde encontramos as rotinas mais agitadas de um restaurante. Nada mais lógico, então, do que dispor de um software que ajude a automatizar o serviço. Com essa ferramenta, é possível fazer o registro e controle de pedidos, o fechamento das contas e também os pagamentos.

Transferir as atividades que muitos estabelecimentos ainda realizam no papel para o digital faz uma grande diferença. Ainda mais com o auxílio de softwares que automatizam o processo. Como resultado o tempo de espera dos clientes diminui, assim como eventuais erros que possam acontecer devido a colaboradores sobrecarregados. Graças ao software, a rotatividade não será o único benefício agregado ao negócio.

Como um software de frente de caixa pode aumentar a rotatividade das mesas do seu restaurante

Evitando erros e demora, o seu restaurante deixa de perder tempo e dinheiro por conta de um atendimento ineficiente. Lembre-se também que clientes que esperam mais do que o necessário por um pedido, ou conta, podem nunca mais voltar. No tocante às mesas, resumimos a seguir de que forma o software irá beneficiar a rotatividade do seu estabelecimento.

A solução de frente de caixa, Caixa Rápido, ajuda a coordenar a quantidade de clientes, o que impacta a cozinha e serviço igualmente. Uma vez que salão e cozinha passam a “conversar” de modo mais efetivo, os processos do negócio estarão sendo otimizados. Isso leva, como dissemos anteriormente, à diminuição da espera. Logo, desocupam-se as mesas mais rápido.

Para quem se pergunta como um software de frente de caixa pode aumentar a rotatividade das mesas do seu restaurante, vale lembrar que ele registra o consumo individual. Tudo o que for anotado vai para a comanda eletrônica. Aí está mais uma razão para o controle de mesas e fluxo de clientes ser aprimorado. Em seguida, as informações são enviadas ao PDV para que seja realizado o fechamento da conta.

O fato é que o salão é controlado de forma precisa através destas soluções. É exibido inclusive o status das mesas para que se possa conferir rapidamente se estão reservadas ou livres. Resumindo? O Caixa Rápido  pode aumentar a rotatividade das mesas do seu restaurante, porque facilita e aprimora as operações. Fatores que impactam no tempo de serviço e na gestão das atividades do estabelecimento.

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5 dicas para otimizar o controle dos relatórios fiscais da sua loja

É fato que as informações são de extrema importância para os gestores de todo empreendimento, afinal, elas são a base para o processo de tomada de decisão. Além disso, tais informações compõem os relatórios gerenciais e obrigatórios que devem ser entregues aos órgãos fiscalizadores em forma de declarações.

Nesse contexto, os relatórios fiscais da sua loja são fundamentais, tanto para a gestão do seu negócio  quanto para a prestação de contas das suas operações comerciais.

E, para que haja efetividade no controle dos relatórios fiscais da sua loja, é preciso que algumas medidas sejam adotadas. Pensando nessa necessidade, nós da JS Softcom preparamos este artigo com 5 dicas imprescindíveis para otimizar o controle dos relatórios fiscais da sua loja.

1 — Tenha organização das fontes documentais

Os relatórios fiscais têm como origem as fontes de informações que são oriundas das atividades comerciais que a sua loja executa ao longo do seu período operacional. Com isso, são produzidas inúmeras fontes documentais que, posteriormente tratadas, resultarão nos relatórios fiscais que a gestão necessita para tomar as suas decisões.

Então, para que seja otimizado esse processo, deve haver uma organização dessas fontes documentais, facilitando o seu acesso e interpretação. Essas fontes são as notas fiscais de entrada e saída, cupons fiscais emitidos, declarações elaboradas e entregues aos órgãos competentes, as guias de recolhimento dos impostos, as planilhas de memória de cálculos e demais documentos que servem de base para a montagem dos relatórios fiscais.

2 — Estabeleça calendários próprios

Estabelecer um calendário próprio para o fechamento dos relatórios fiscais é outra maneira de otimizar as atividades dessa área, pois determina um espaço de tempo que é do conhecimento de todos os envolvidos — um fator determinante para criar um ambiente de integração em prol de um objetivo em comum, que é a elaboração e disponibilização das informações fiscais.

Então, não se baseie apenas no calendário oficial das entregas das declarações obrigatórias, mas, busque se anteceder em otimizar os processos e fluxos de informações fiscais, a sua contabilidade pode te ajudar neste processo.

3 — Não acumule lançamentos

Em complemento ao item anterior, para otimizar o controle dos relatórios fiscais na sua loja é fundamental não acumular a apuração e os lançamentos dos registros fiscais, de modo que o processo de tomada de decisão é diário e, para isso, é necessário ter em mãos as informações sempre atualizadas.

Busque realizar os lançamentos fiscais no dia subsequente, garantindo assim, uma rotina de organização  e metodologia eficiente no controle dos relatórios fiscais da sua loja.

4 — Tenha um bom sistema de gestão

Ter um bom sistema de automação comercial é outro fator essencial para otimizar o controle dos relatórios fiscais na sua loja, afinal, essa ferramenta vai registrar cada operação no instante em que é executada, mantendo uma base de dados sempre atualizada.

Para estabelecimentos comerciais também é fundamental contar com um software de frente de caixa, que vai registrar cada venda e o respectivo meio de pagamento, calculando em tempo real os impostos envolvidos em cada transação.

Com base nas informações desses sistemas será possível ter maior controle dos relatórios fiscais da sua loja, mantendo a correta apuração dos impostos e a elaboração das declarações obrigatórias.

5 — Faça uma dupla checagem

Divergências fiscais podem ocorrer por inúmeros fatores, inclusive, pelo registro incorreto das transações executadas nas operações comerciais. Nesse sentido, para otimizar o controle dos relatórios fiscais da sua loja é necessário implantar a metodologia de dupla checagem, ou seja, a verificação de inconsistências executada por colaboradores diferentes.

Essa dupla checagem por pessoas distintas reduz a indução ao erro ou a não percepção de detalhes, afinal, cada pessoa tem uma forma diferente de identificar padrões e possíveis erros, garantindo a confiabilidade das informações dos relatórios fiscais da sua loja.

Percebeu como é fácil implantar essas 5 dicas citadas neste artigo? Certamente, elas te ajudarão a otimizar o controle dos relatórios fiscais garantindo informações precisas e sempre atualizadas.

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