O controle de estoque tem relação direta com as áreas de finanças e a margem de lucro do negócio. Implementar boas práticas logísticas é fundamental para evitar perdas, extravios e compras desnecessárias de itens. Basicamente, as atividades de controle de estoque são dividias em três: registro, fiscalização e gestão. O registro e a fiscalização são atividades totalmente operacionais, o grande segredo da eficiência está mesmo na gestão. Veja os passos para você tonar o seu controle de estoque eficiente.

Passo 1: Defina a política de estoque de acordo com a demanda

Entender a demanda e a sazonalidade é o passo número 1 para definir a política de estoque. Nela deve conter o que, quando e a quantidade que se deve comprar e quais são os critérios para fazer liquidação de produtos que estão há tempo parados. Essa é uma tarefa bastante desafiadora da gestão de estoque, pois é preciso encontrar o equilíbrio entre a falta de itens e os itens parados no estoque.

Passo 2: Capacidade produtiva X controle do estoque

Calcule o lead time. Esse é o indicador do tempo total do processo de compra. Ou seja, desde a solicitação de um cliente até a finalização (entrega) do produto ou serviço. O lead time envolve a solicitação de materiais para o seu fornecedor, o recebimento, o processamento e a produção. A capacidade produtiva da empresa está diretamente relacionada ao lead time. Para diminuir esse indicador, é necessário identificar os gaps dos processos de logísticas interno.

Passo 3: Indicadores de desempenho logístico

Agora que você conhece o seu lead time e conseguiu identificar gaps no processo, é preciso calcular os indicadores relacionados diretamente ao controle de estoque. São eles:

• Acuracidade de Inventário: O que está em estoque físico é realmente o que consta no sistema? Para calcular, use a fórmula: AI = quantidade física/quantidade no sistema x 100. Quanto mais próximo dos 100%, mais acurado está o seu inventário.
• Cobertura de estoque: Esse indicado determina a quantidade de dia que a sua empresa consegue produzir baseada com a média de vendas e o estoque atual. Para a fórmula, use: C = estoque/média de vendas.

Com essas informações, é possível analisar novamente se a política de estoque está de acordo. Vale lembrar que quanto mais dados antigos você tiver, principalmente sobre vendas e sazonalidade, mais eficiente pode tornar o controle de estoque. Agora, vamos para os passos operacionais, mas que são extremamente importantes para que a gestão dê resultados satisfatórios.

Passo 4: Atividades operacionais diárias

Elas são bastante básicas, mas são muito importantes. Fazer a alimentação das fichas de controle de estoque, verificar as entradas e saída de produtos, registrar de forma correta e acurada no sistema, conferir os materiais que chegam antes de fazer o registro no sistema, cadastrar cada matéria-prima ou produto respeitando quantidade, código e datas. Tudo isso ajuda a gestão do negócio ter dados mais verdadeiros para planejar novas estratégias e encontrar gaps. O inventário do estoque deve ser feito de maneira frequente.

A tecnologia é uma grande aliada neste assunto e há softwares que facilitam e automatizam vários processos, diminuindo riscos de erro e de divergência de informações.

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